受講者への連絡

「お知らせ」の活用

コースの管理画面を開くと、「授業・教材管理」の右となりに「お知らせ」のボタンがあります。 これは、そのコースの受講者に、文字通り、お知らせを発信する機能です。 お知らせボタンを押すと、こんな画面が現れます。

上記の画面では、すでに１件のお知らせが登録された状態です。 新たにお知らせを追加するには新規投稿ボタンを押します。 すると、対象者、掲示期間、件名、内容などを入力する画面に遷移します。

全員に対して発信するだけでなく、受講者を選ぶこともできますから（私はまだ実戦で使ったことはありませんが）、 提出物の不備があった際など、受講者に個別に連絡したい場合でも、この機能を使うことができます。

また、お知らせの中にファイルを添付したり、リンク（URL）を掲載したりすることもできます。

記入が終わったら、右上あたりの投稿ボタンを押して、システムに登録します。

こうして掲載されたお知らせを受け取った受講者側は、ISTUにログインすると、トップページの「お知らせ情報」に、そのお知らせが掲示されます（下図）。

他の教員やシステム管理者からの連絡もここにリストされるので、ちょっと目立ちにくいかもしれません。 受講者にそれと気づいてもらうには、授業のはじめによく説明したり、重要な連絡をちょくちょく流したり、と、工夫が必要かもしれません。

受講者がお知らせの項目をクリックして中身を閲覧すると、それが記録されるようになっているので、 誰がそのお知らせを見たか（見ていないか）を、教員が確認することができます。 コース管理の「お知らせ」の画面の、お知らせの一覧表の右端、参照状況ボタンをクリックします。 重要事項を知らせたつもりでも「見ていなかった」と言われると、あれこれトラブルの元ですので、こうした 確認機能が付いているのは、ある種の保険になるかもしれません。

「お知らせ」の管理画面に入ると、修正や削除、それから、そこからも上記の「参照状況」の確認ができます。 細かい操作は、これ以上の説明の必要は無いでしょう。

「掲示板」の利用

コースに掲示板を設けている場合は、全体的なお知らせを、そこに書き込む手もあるかもしれません。 ただ、受講者が頻繁にそこを覗く（覗かざるをえない）状況でないと、連絡手段としての有効性は低いように思います。

授業料、奨学金、休講、試験・・・など、大学側から学生に向けの様々な「お知らせ」を、その学生向けにフィルターをかけた上で、 どこか一箇所で見られるようになっていれば、いまどきの学生は、一日一回くらいは、そこをチェックしてくれるような気がします。 歩いていても、バスに乗っても、寸暇を惜しんで、皆さん、ケータイやスマホを開いていますから。 近い将来、学務関係のシステムが見直されるに伴って、こうした方向に向かっていくのだろうと想像しています。

電子メール

ISTUとは直接関係ありませんが、学生個人とコンタクトしたい場合、電子メールは未だに重要な連絡手段と思います。 関連知識として、この大学で、学生のメールアドレスがどのようになっているのか、ここで簡単に紹介しておきます。

東北大学では、学部学生と大学院生全員に、メールアドレスを発行しています。 メールアドレスの形式は

学籍番号@dc.tohoku.ac.jp

で統一されていますので、ISTU等で学籍番号を調べ、その学生に個別にメールを送信することは可能です (dcはDigital Campus)。 ただし、学生が上記のメールをどの程度頻繁にチェックしているかどうかは、学生次第です。 まったく読んでいないケースも無いとは言えません。

学生のメール環境については こちらのページ にまとめられていますので、教員として知っておくのは無駄ではないと思います。

学部の前半くらいまでは、上記の学生用メール(学籍番号@dc.tohoku.ac.jp)の利用者はそれなりに多いと思いますが、 研究室に配属されると、各部局が提供するアドレスに（急激に）移行していると思われます。 学生達がどんなメルアドを使っているのか、専攻などの小単位ごとにリストが整備されている場合もあるでしょうが、 自分のクラスの受講者のアドレスを知るには、（今のところ）ちゃんと理由を説明した上で、自己申告してもらうほか無さそうです。 教室で紙を回して、学籍番号、氏名、メルアドを書いてもらったことが何度もありますが、いまどきの学生が使っているメルアドは、 迷惑メール対策もあってか、暗号のような文字列に各種記号まで織り交ぜてあったりして、判読がとても大変です。 送信してみると、エラーで返ってくることもちょくちょくです。